La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo di fattura elettronica sia nei rapporti B2B (Business to Business), che B2C (Business to Consumer).  Pertanto, dal 1°gennaio 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, potranno essere solo fatture elettroniche.

Restano valide le regole che consentono di predisporre la c.d. “fattura (elettronica) differita” entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione. Ciò consente di avere più tempo per predisporre e trasmettere al SdI la fattura elettronica, fermo restando l’obbligo di rilasciare al cliente – al momento dell’operazione – un documento di trasporto o altro documento equipollente anche su carta.

La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti:

  • va necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone;
  • deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).

Quindi i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee oltre all’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura, tale indirizzo può essere:

  • la pec (posta elettronica certificata) del cliente,
  • il codice destinatario fornito dalla softwarehouse (un codice alfanumerico di 7 cifre)

Il SdI è una sorta di “postino” che si occupa anche di verificare che siano presenti almeno le informazioni minime obbligatorie previste per legge:

  • gli estremi identificativi del fornitore e del cliente,
  • il numero e la data della fattura,
  • la descrizione della natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato,
  • l’imponibile, l’aliquota e l’Iva,
  • verifica che i valori della partita Iva del fornitore (cedente/prestatore) e del Codice Fiscale del cliente (cessionario/committente) siano esistenti, cioè presenti in Anagrafe Tributaria,
  • verifica che sia inserito in fattura l’indirizzo telematico dove recapitare il file, cioè che sia almeno compilato il campo «Codice Destinatario»,
  • verifica che ci sia coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’Iva (ad esempio, se l’imponibile è 100 euro, l’aliquota è 22%, l’Iva sia di 22 euro).

Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai propri clienti attraverso il SdI (Sistema di Interscambio), altrimenti sono considerate non emesse.

Se i controlli sopra descritti vanno a buon fine, il SdI recapita la fattura elettronica all’indirizzo telematico che legge nel file della fattura (campi “Codice Destinatario” e “PEC Destinatario”) e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna all’interno della quale sono indicate la data e l’ora esatta in cui è avvenuta la consegna.

Inoltre, un duplicato della fattura elettronica è sempre messo a disposizione sia del cliente che del fornitore nelle loro rispettive aree riservate di “Consultazione à Dati rilevanti ai fini IVA” del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Nel caso in cui la casella PEC ovvero il canale telematico FTP o Web Service, dove il SdI prova a recapitare il file della fattura, non fossero attivi (ad esempio se la casella PEC è piena), il SdI – leggendo il numero di partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) all’interno della fattura – mette comunque a disposizione il duplicato della fattura nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Il SdI invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di impossibilità di consegna all’interno della quale è indicata la data di messa a disposizione del file al cliente. In questo caso la fattura si considera emessa per il fornitore ma non ancora definitivamente ricevuta (ai fini fiscali) dal cliente. Mentre la data di decorrenza della detraibilità dell’Iva, per il cliente, scatterà dal momento di visualizzazione/scarico della fattura dal portale dell’ADE.

Se uno o più dei controlli sopra descritti non va a buon fine, il SdI “scarta” la fattura elettronica e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto all’interno della quale sarà anche indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto. La ricevuta di scarto viene trasmessa dal SdI alla medesima PEC o al medesimo canale telematico (FTP o Web Service) da cui ha ricevuto la fattura elettronica. Occorrerà, quindi, correggere l’errore che ha prodotto lo scarto e inviare nuovamente al SdI il file della fattura corretta (si consiglia di ricompilare la fattura con la stessa data e numerazione di quella scartata).

Per legge, infine, sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. La conservazione elettronica, tuttavia, non è la semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì un processo regolamentato tecnicamente dalla legge. Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati.